Log over, hvem der har fået rapporten

Efter et år med salg, fornyelser og spørgeskemaer kan et softwarehus have sendt sin pentestrapport, kundeversion eller erklæring til et stort antal modtagere. Når den næste test er færdig, eller når en kunde spørger, om en tidligere udleveret rapport må deles videre, er spørgsmålet: hvem har egentlig fået hvad? Svaret er en enkel log, der føres ved hver udlevering.

Loggen hviler på et princip, der også gælder for andre fortrolige dokumenter: hver udlevering har en modtager, en udgave, et formål og nogle vilkår. Når de fire ting er skrevet ned, kan I håndtere opdateringer, forespørgsler og uheld uden at skulle lede i mailbokse.

Hvad loggen skal bruges til

En log over udleveringer er ikke et mål i sig selv. Den skal kunne besvare nogle konkrete spørgsmål, der opstår i praksis:

Hvem skal have den nye rapport? · når næste test er færdig, kan de kunder, der fik den gamle, få den nye.
Hvem skal have en opdateret status? · når et åbent fund bliver rettet eller forsinket.
Hvad har en bestemt kunde fået? · når kunden spørger igen, eller når en ny kontaktperson tager over.
Hvem kan have delt rapporten videre? · hvis en kopi dukker op et sted, den ikke burde være.
Er sletningen sket? · når en aftale om sletning efter brug er indgået.

Loggen hjælper også, når en kunde stiller det samme spørgsmål i et nyt spørgeskema. I kan se, hvad kunden allerede har fået, og henvise til det i stedet for at sende endnu en kopi. Hvis loggen ikke kan svare på de spørgsmål, mangler der noget i den. → Kunden har sendt rapporten videre

Hvad hver linje i loggen indeholder

Hold loggen enkel nok til, at den faktisk bliver ført. Én linje pr. udlevering med:

Dato · hvornår dokumentet blev udleveret.
Kunde og modtager · organisationen og de navngivne personer, der fik adgang.
Dokument og udgave · hel rapport, kundeversion, resumé, erklæringsbrev, statusoversigt eller bilag, med versionsnummer.
Form · læseadgang, vedhæftet fil eller gennemgang på et møde.
Vilkår · fortrolighedsaftale, formål og eventuel aftale om sletning.
Ansvarlig hos jer · hvem der godkendte og sendte.

Et felt til bemærkninger kan fange det, der ikke passer i de andre, fx at kunden har bedt om at blive kontaktet ved næste test. Mere er sjældent nødvendigt. Et regneark eller en simpel liste i det system, I i forvejen bruger til kunderne, er som regel nok. Det afgørende er, at loggen ligger ét sted, og at alle ved hvor. Hvis I bruger en løsning til læseadgang, der selv registrerer, hvem der har åbnet dokumentet, kan loggen henvise til den i stedet for at gentage oplysningerne. → Læseadgang eller vedhæftet fil

Hvem fører loggen

Loggen skal have én ejer. Det er ofte den sikkerhedsansvarlige eller den person, der godkender udleveringer. Hvis sælgere og kundeansvarlige selv sender rapporten, skal de vide, at en udlevering ikke er færdig, før den er registreret.

En fast regel om, at ingen sender rapporten uden om den ansvarlige, gør det meget lettere at holde loggen fuldstændig. Det betyder ikke, at sælgerne skal vente længe. En kort fast fremgangsmåde, hvor sælgeren beder om udleveringen, og den ansvarlige sender og registrerer samme dag, holder salget i gang. Reglen giver også et naturligt tidspunkt til at kontrollere, at kunden har underskrevet de aftalte vilkår, og at det er den rigtige udgave, der sendes. → Hvem ejer kundekravet om test

Personer i loggen

Loggen indeholder navne på personer hos kunderne. Det er personoplysninger, og de skal behandles som andre oplysninger om kontaktpersoner: kun det nødvendige, adgang for dem, der har brug for den, og sletning, når oplysningerne ikke længere skal bruges. Overvej, hvor længe linjerne skal gemmes, og skriv beslutningen ned sammen med loggen. Et naturligt udgangspunkt er, at de gemmes, så længe den udleverede rapport kan være i omløb og en sletteaftale skal kunne følges op. Teksten her er ikke juridisk rådgivning.

Loggen ved næste test

Når en ny rapport foreligger, er loggen jeres udsendelsesliste. Gå den igennem og beslut for hver kunde, om den nye udgave skal sendes automatisk, om kunden skal spørges, eller om relationen er ophørt. Kunder, der fik en statusoversigt med åbne fund, bør have besked om, hvordan det gik med de fund. Overvej samtidig, om de gamle udgaver skal trækkes tilbage. Hvis I har givet læseadgang, kan adgangen til den gamle udgave lukkes, når den nye er sendt, så kunderne ikke læser en forældet rapport. → Åbne fund i rapporten til kunden

Loggen viser også, hvilke dele af rapporten kunderne faktisk efterspørger. Hvis de fleste nøjes med erklæringsbrevet, er det en oplysning, der kan bruges, når næste test bestilles. → Bestilling af en test til kundebrug

Et tænkt eksempel

Et softwarehus med et system til vagtplanlægning sender i løbet af et år rapportens kundeversion til et antal kunder og erklæringsbrevet til flere. Den sikkerhedsansvarlige fører loggen i et regneark med adgang for tre personer. Da den nye rapport kommer i oktober, filtrerer den sikkerhedsansvarlige på kundeversionen og sender den nye udgave til de kunder, der havde den gamle, efter at have tjekket, at fortrolighedsaftalerne stadig gælder.

I november ringer en kunde og fortæller, at en tidligere medarbejder har taget en kopi af rapporten med sig til et nyt job. Loggen viser, hvilken udgave kunden fik, hvornår, og på hvilke vilkår. Softwarehuset kan derfor vurdere situationen præcist i stedet for at gætte. Kunden og softwarehuset aftaler, hvad der skal gøres, og aftalen noteres i samme linje, så den kan findes igen ved næste udsendelse. → Vandmærke og sporbarhed

Det skal I lade være med

Lade hver sælger sende rapporten selv · Så bliver loggen aldrig fuldstændig.
Registrere organisationen uden modtagere · Navngivne personer er det, vilkårene gælder for.
Glemme versionen · Uden den ved I ikke, hvem der har den gamle rapport.
Gøre loggen så detaljeret, at ingen fører den · Få, faste felter er nok.
Gemme personoplysninger uden grund · Slet linjer, der ikke længere skal bruges.
Glemme mundtlige gennemgange · Også de skal kunne findes.

Hvad kan og ikke kan konkluderes

En log giver overblik over, hvem der har fået hvilke dokumenter og på hvilke vilkår. Den forhindrer ikke, at en rapport bliver delt videre, og den beviser ikke, hvad modtageren har gjort med den. Den gør det muligt at handle hurtigt og præcist, når en ny rapport skal ud, eller når der opstår tvivl.